Ervaringen met COO in de Isala kliniekenKorte omschrijving van de programma’s
Ervaringen per kenmerk van COO:
Flexibiliteit. / Interactiviteit / Adaptiviteit / Toegankelijkheid van informatie / Verrijking en verlevendiging / Inzicht in de voortgang / Bevorderen van motivatie / Standaardisatie
De Isala klinieken is een groot regionaal ziekenhuis ontstaan uit de fusie tussen De Weezenlanden en het Sophia ziekenhuis. De organisatie telt circa 5000 medewerkers. De afdeling opleidingen houdt zich vanuit de dienst P&O bezig met het adviseren over, en het ontwikkelen en uitvoeren van leeractiviteiten voor de gehele organisatie. COO neemt binnen het totale aanbod van leeractiviteiten in de Isala klinieken (nog) geen grote plek in.
Als opleidingsfunctionaris heb ik direct te maken gehad met de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van twee van deze COO toepassingen.
In dit hoofdstuk wil ik mijn ervaringen naast de kenmerken van COO (hoofdstuk 2) leggen en zo vanuit de theorie en mijn ervaring iets zeggen over welke transferbevorderende maatregelen (hoofdstuk 3) aan bod komen bij COO.
Korte omschrijving van de programma’s
Sinds 1998 wordt er in de Isala klinieken gewerkt met een COO toepassing voor leren van het gebruik van het MS Office pakket. Het Office pakket bestaat uit een aantal programma’s voor kantoorautomatisering en is de afgelopen jaren gefaseerd ingevoerd als standaard in de Isala klinieken locatie Weezenlanden. Ook de locatie Sophia zal in de komende tijd overgaan op het gebruik van dit pakket. Het pakket bestaat uit de volgende toepassingen:
MS Word; een tekstverwerkingsprogramma
MS Excel; een spreadsheet of rekenprogramma
MS Power Point; een programma voor het maken van presentaties
MS Outlook; een programma voor agendabeheer en het versturen en ontvangen van e-mail.
De COO voor het Office pakket (in het vervolg Office COO) is opgebouwd uit verschillende modulen voor de hierboven genoemde toepassingen, met daarnaast nog een module voor algemene Office vaardigheden en modules voor de besturingssystemen Windows ’95 en Windows NT (in totaal 7).
Voor de Office COO worden jaarlijks licentieafspraken gemaakt met de fabrikant over het aantal op te leiden deelnemers.
Voor het gebruik van COO heeft de afdeling opleiding de beschikking over een computer- instructieruimte met 6 computers die zijn aangesloten op het netwerk van de Isala klinieken. Afdelingen kunnen medewerkers inschrijven voor de Office COO. Het secretariaat van de afdeling Opleidingen plant de deelnemers in. De training omvat 4 dagdelen waarin ongeveer twee modules naar keuze gevolgd kunnen worden. De Office COO wordt begeleid door opleidingsfunctionarissen die het eerste dagdeel een introductie verzorgen en daarna steeds meer op de achtergrond blijven. Wel is een van hen altijd bereikbaar voor vragen en problemen. De COO is na de cursus ook oproepbaar op de afdeling en de deelnemer kan door het lenen van een CDROM de COO ook thuis op de computer installeren.
Daarnaast is er afgelopen voorjaar een proef geweest met een COO voor medische terminologie (in het vervolg Mediterm COO). Met behulp van deze COO worden er volgens een bepaald indelingsprincipe een groot aantal medische termen actief aangeleerd (ca. 1500) waarbij er door te combineren met (delen van) woorden passief veel meer woorden gemaakt of herleid kunnen worden. De Mediterm COO wordt afgesloten met een multiple choice eindtoets.
Voor de proef is het programma geïnstalleerd op de computers in de instructieruimte. Er waren vijf dagdelen gepland van 2 ½ uur. Dit bleek achteraf te weinig waarna er extra dagdelen zijn ingepland. Het is op dit moment niet mogelijk om de Mediterm COO thuis of op de werkplek te raadplegen, tenzij een extra licentie wordt aangeschaft.
Computer Ondersteund Opleiden (COO) is een didactische werkvorm waarbij de leerstof, oefeningen en/of toetsen in de computer zijn opgeslagen en, bestuurd door een programma, voor de individuele deelnemer beschikbaar zijn. Het programma reageert adequaat op de handelingen van de deelnemer waardoor de voortgang en het niveau van de opleiding zo goed mogelijk aan de deelnemer zijn aangepast.
Beide programma’s voldoen in grote lijnen aan de definitie van COO. Wel zijn er aanzienlijke verschillen tussen de programma’s. Deze verschillen komen in de volgende paragraaf naar voren. Omdat mijn ervaring met de Mediterm COO kleiner is dan met de Office COO zal ik over deze laatste wat meer kunnen zeggen.
Ervaringen per kenmerk van COO
Ter illustratie bij de ervaringen met het gebruik van COO geef ik een aantal grafieken met gegevens uit evaluatievragen weer. Deze gegevens zijn verzameld uit de evaluatie-formulieren die na afloop van de Office COO worden uitgereikt. In totaal zijn er meer dan 100 formulieren over de afgelopen 2 jaar verwerkt.
Met nadruk gaat het hier om illustraties bij de tekst en niet om een kwantitatief onderzoek. Ik onthoud me dan ook van interpretatie van de gegevens.
De verzamelde gegevens zijn weergegeven in bijlage 1.
Onafhankelijkheid van tijd, plaats en docent / opleidingsfunctionaris. De Mediterm COO was zoals hij nu gegeven is wel afhankelijk van tijd en plaats. De dagdelen waren vooraf gepland en de toepassing was alleen in de instructieruimte beschikbaar. Bij verhindering op één van de geplande data is het wel makkelijk om op een moment dat het goed uitkomt zelf verder te gaan mits de locatie beschikbaar is. Een van de deelnemers heeft het grootste deel van de COO op deze manier gedaan. De Office COO voldoet meer aan dit kenmerk omdat naast de geplande data in de instructieruimte ook de mogelijkheid bestaat om de COO op de werkplek te raadplegen en thuis te installeren. In deze gevallen is ook sprake van onafhankelijkheid van de opleidingsfunctionaris. Omdat de Office COO als interne training wordt gevolgd leren de deelnemers op dezelfde apparatuur die ze ook op hun werkplek tegenkomen.
De inhoud van beide COO programma’s is soms wat minder flexibel. Dit heeft vooral te maken met het feit dat computers niet kunnen denken en bijvoorbeeld in een oefening wachten tot een bepaald actie precies is uitgevoerd. Bij de oefeningen in de Mediterm COO is bijvoorbeeld slechts één antwoord goed. Geeft de gebruiker als antwoord tweeslachtig terwijl het tweeslachtige zou moeten zijn rekent het programma het fout. Door een foutje in het programma moest er op een vraag zelfs een fout antwoord gegeven worden omdat de computer alleen dat goed rekende (Speudo i.p.v. Pseudo).
Ook de Office COO kent dergelijke pietluttigheden als niet precies getypt wordt wat in de oefening gevraagd wordt (de_Zwart i.p.v. de Zwart).
De afhankelijkheid van de opleidingsfunctionaris is in mijn ervaring nog behoorlijk groot.
Vooral in de introductie van het gebruik van de toepassing gaat nog veel tijd zitten. De opleidingsfunctionaris geeft informatie over het gebruik van de toepassing, over de mogelijkheden, maar ook over de beperkingen zoals hierboven beschreven, maakt een inschatting van de beginsituatie van de deelnemers, geeft basiskennis die nodig is voor het gebruik van het programma en geeft advies over de te volgen modules. In de praktijk betekent dat dat bij de Office COO de opleidingsfunctionaris het eerste dagdeel bijna geheel moet ondersteunen. Wel is het zo dat deze investering zich terugbetaalt in de volgende dagdelen. De afhankelijkheid neemt vanaf het tweede dagdeel sterk af.
In de evaluaties geven de deelnemers aan grotendeels tevreden te zijn met de introductie en de bereikbaarheid (grafiek 1 en 2).
In de Mediterm COO zijn er keuzemogelijkheden tussen categorieën van oefeningen, bijvoorbeeld stamwoorden of achtervoegsels. De oefeningen werken wel allemaal op dezelfde manier. De feedback van het programma bestaat uit het aangeven van goed, fout, een gedeelte goed, etc. Na een oefening krijgt de gebruiker een cijfer met een suggestie, bijvoorbeeld "leer dit nog eens" . In de Office COO bestaan er ruime keuzemogelijkheden in leervormen waarin de gebruiker gestimuleerd wordt tot activiteit, bijvoorbeeld door hypertekst in de theorie, of door met de muis te klikken in demonstraties. De feedback van het programma vindt plaats door toetsen met uitleg, het "afvangen" van fouten in oefeningen, bijvoorbeeld "u heeft de standaardwerkbalk gekozen…., zoek de menubalk". Bij beide toepassingen is de interactiviteit aanwezig, alhoewel er een duidelijk verschil bestaat in de mate waarin de deelnemer (inter)actief kan zijn.
Het belangrijkste kenmerk wat ik terug vind van adaptiviteit is dat het voor de deelnemers mogelijk is in eigen tempo te werken. De soms grote verschillen tussen de deelnemers zijn binnen COO geen enkel probleem. Ook de mogelijkheid voor de individuele keuze voor leervormen of modules valt hieronder. Omdat veel deelnemers gewend zijn aan klassikale trainingen blijkt dat er in de introductie van de Office COO aandacht moet zijn voor de verschillende beginsituaties en de individuele mogelijkheden van het werken met COO. Het benadrukken van de relatie met het werk "wat moet je er straks op de afdeling mee kunnen?" bevrijdt mensen van het idee dat ze alles moeten kunnen en vinden het dan ook minder erg dat zij nog met de basisvaardigheden bezig zijn terwijl de buurvrouw zich met "gevorderde" zaken bezig houdt.
Toegankelijkheid van informatie
Voor de Mediterm COO is dit kenmerk nauwelijks van toepassing: er is slechts op een manier toegang tot de informatie en dat is via de oefeningen. In de Office COO wordt met name in de theorie gebruik gemaakt van hypertekst. Door op woorden te klikken met de muis komt en een venster met uitleg over dat woord, of volgt een stap voor stap instructie. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om vanuit de samenvattingen via hyperlinks over de behandelde onderwerpen direct naar de betreffende plek in het hoofdstuk terug te gaan om de informatie nog eens te bekijken of om een oefening nog eens te doen. De mogelijkheid om de cursus op de werkplek te raadplegen is een nog belangrijker voorbeeld van toegankelijkheid. Hiermee wordt de cursus haast een Electronic Performance Support System (EPSS): een elektronische omgeving die gemakkelijk toegankelijk is en de werknemer continu ter beschikking staat om zijn taak zo goed mogelijk uit te voeren (Bastiaens,1996).
Verrijking en verlevendiging van het onderwijsmateriaal
In de Mediterm COO zit dit aspect vooral in het interactieve van de oefeningen. De oefening vervangt het "stampen" van woorden uit een boek door telkens een term aan te bieden waarop de gebruiker de betekenis moet geven. Vooral in de eerste dagdelen waren de deelnemers hierover enthousiast, maar na enkele keren trad er een gewenning op, waardoor het enthousiasme temperde. De verrijking is beperkt. Bij de Office COO zijn verschillende vormen van verrijking en verlevendiging te herkennen. Zo wordt er gebruik gemaakt van animaties om de samenhang tussen de verschillende modules te illustreren, van demonstraties waarbij het programma met behulp van bewegende beelden laat zien hoe een bepaalde actie moet worden uitgevoerd en van oefeningen die de betreffende toepassing (bijvoorbeeld Word) simuleren waarbinnen de deelnemer zelf de gevraagde handeling uitvoert. Een andere verrijking is het gebruik van Hypertekst (zie 4.2.4). In de evaluaties blijken de oefeningen de meest en de theorie de minst favoriete werkvorm te zijn (grafiek 3 en 4).
De Mediterm COO maakt de voortgang zichtbaar door na elke oefening in kleur aan te geven of hij is gedaan en tevens met welk resultaat de oefening is gemaakt. Met behulp van gemengde oefeningen krijgen de deelnemers een beeld van de beheersing van de verschillende onderdelen en een eindtoets geeft een score over het geheel. Deze laatste eindtoets is echter beperkt (10 vragen) en heeft een vaste samenstelling waardoor de deelnemer door de eindtoets een paar keer te doen de antwoorden leert zonder dat dat iets zegt over de beheersing van de medische termen uit de oefeningen. De Office COO geeft in het hoofdmenu duidelijk aan d.m.v. "vinken" welke onderdelen de deelnemer heeft afgerond. Na elk hoofdstuk is er een multiple choice toets waarbij de vragen steeds wisselen (randomized). De resultaten worden in een cijfer uitgedrukt. Bij de modules Excel, Word en Power Point is er een eindtoets in de vorm van een opdracht die in de betreffende toepassing moet worden uitgevoerd. Daarvoor wordt een uitgangsdocument bewerkt aan de hand van opdrachten waarna dit vergeleken wordt met de gegeven eindoplossing.
Het enthousiasme van de deelnemers over het werken met COO is over het geheel genomen groot. Een aantal mensen heeft wel aanvankelijk een weerstand tegen het gebruik van een computer als cursusvorm. De vaak terugkomende vraag "krijgen we geen boek?" zegt iets over de gewenning van deelnemers aan traditionele leervormen. In de praktijk blijkt de weerstand vaak terug te voeren op "onbekend maakt onbemind" en neemt de weerstand gaandeweg af. Voor mensen met een weerstand tegen computers in het algemeen is er een basiscursus computergebruik die als doel heeft de drempel voor het gebruik van computers te verlagen. Bij de Mediterm COO had ik van tevoren mijn twijfels omdat ik bang was dat de beperkte mogelijkheden van het programma niet zouden aansluiten bij de verwachtingen van de deelnemers. Ik vond het dan ook verrassend om te merken dat de deelnemers vooral in het begin erg enthousiast reageerden op het programma (zie ook 4.2.5).
Bij de Office COO is een groot aantal deelnemers tevreden over het werken met COO (grafiek 5).
Voor beide programma’s geldt dat bekend is welke informatie er bij het volledig doorlopen van de COO aan bod komt. Bij de Office COO is wel duidelijk welke onderwerpen er aan bod komen, maar het precieze aanbod van de leerstof werd pas duidelijk nadat ik de leerstof zelf helemaal doorlopen had. Deze informatie is nodig om deelnemers met specifieke vragen te kunnen adviseren, maar ook om goed te kunnen kijken naar mogelijke combinaties met andere vormen van leren. Op grond van de bovenstaande ervaringen mag gesteld worden dat mogelijkheden van de programma’s behoorlijk uiteenlopen, maar dat de meeste aspecten van COO in beide programma’s te herkennen zijn. Kijkend naar de soorten COO (zie 2.3) zou de Mediterm COO vallen onder de eerste soort; "drill and practice" , terwijl de Office COO een combinatievorm is met daarbij ook enkele simulatie aspecten in de oefeningen en de demonstraties.
Naast de ervaringen per kenmerk wil ik vanuit mijn ervaring een paar belangrijke randvoorwaarden noemen die van belang zijn om überhaupt met COO te kunnen werken:
- Ruimte. Als er zoals in de Isala klinieken gekozen wordt om medewerkers in de organisatie de training te laten volgen moet daarvoor een geschikte ruimte zijn.
- Goed werkende apparatuur. In de daarvoor ingerichte ruimte, maar ook een voldoende krachtig netwerk om de COO op de werkplek te kunnen raadplegen. Op het moment dat een computer dienst weigert tijdens een cursus zijn alle prachtige kenmerken van COO in een keer weg. Gelukkig heb ik nog maar één keer een groep deelnemers weg moeten sturen bij een algemene computerstoring.
- Goede afspraken en technische ondersteuning van automatiseringsdeskundigen. Voor het installeren van de programmatuur en updates, maar ook voor het verhelpen van storingen en het beschikbaar maken van de COO op het netwerk is die ondersteuning onontbeerlijk.
- Goed werkende COO. Bij de start van de Office COO bleken er in de toepassing nog de nodige kinderziektes te zitten. Dit is voor deelnemers zeer storend, en voor de opleider erg tijdrovend en frustrerend.
Op grond van de definitie van kennis, de kenmerken van COO en mijn ervaringen daarmee kan gesteld worden dat COO vooral een bijdrage te levert aan de expliciete kennis.
In de formule K= I. EVA is informatie de expliciete kennisfactor en zijn ervaring, vaardigheid en attitude de impliciete kennisfactoren. Informatie wordt binnen COO op een flexibele, interactieve en adaptieve manier aangeboden in verschillende leervormen. De informatie is daarbij goed toegankelijk. Vaardigheid en ervaring komen wel aan bod in oefeningen en simulaties, maar slechts in beperkte mate omdat de "werkelijkheid" daarin wordt teruggebracht tot zijn belangrijkste elementen en variabelen. Het attitude aspect zou mogelijk kunnen liggen in het kenmerk motivatiebevordering. Het accent ligt derhalve op de expliciete factor: Informatie.
In het leerproces volgens Nonaka en Takeuchi (zie 3.2.2) past COO vooral bij combineren en internaliseren, minder bij externaliseren en nauwelijks bij socialiseren en bevindt zich daarmee aan de kant van de expliciete kennis.
Deze beperking bevestigt mijn aanname dat naast COO aanvullende vormen van leren nodig zijn om ook het impliciete leren aan bod te laten komen.
